15 Gennaio 2025

La dipendenza dall'urgenza

Hai mai riflettuto su quanto la dipendenza dall'urgenza possa influire sul tuo benessere personale e lavorativo? Ecco alcune riflessioni dal libro "First things first" di S. Covey

"Qualunque cosa che non sia un impegno consapevole verso ciò che è importante è un impegno inconsapevole verso ciò che non è importante."

S. Covey

Premessa: i due fattori primari che guidano le nostre scelte riguardo al modo di usare il tempo sono l'urgenza e l'importanza. Sapere e fare ciò che è importante, anziché reagire semplicemente a ciò che è urgente, è fondamentale per seguire il motto di Covey "First Things First". In questa logica, quindi:

Cosa è urgente? è un'azione che, se non fatta entro un determinato limite di tempo avrà delle conseguenze negative impattanti. Il rispetto di una scadenza, riparare un'auto guasta, un cliente adirato da chiamare, il bambino da prendere a scuola.

Cosa è importante? è un'azione che ci avvicina concretamente e sensibilmente ai nostri obiettivi di medio e lungo termine. La formazione, il networking finalizzato, la cura delle relazioni, la pianificazione degli appuntamenti, la preparazione degli incontri con i clienti o delle riunioni, la cura della nostra salute e della famiglia.

Spesso ci si abitua talmente al flusso di adrenalina generato dalla gestione delle crisi (delle urgenze) al punto da dipenderne per provare un senso di eccitazione ed energia. Quanto dice Covey si adatta perfettamente a quanto riscontro quotidianamente con i miei clienti o durante gli incontri manageriali a cui partecipo: essere indaffarati e oberati di lavoro è diventato uno status symbol, al punto che se non siamo indaffarati (magari perché abbiamo adeguatamente pianificato o perché abbiamo un buon equilibrio vita privata/lavorativa) ci imbarazza quasi ammetterlo. Ovviamente l'urgenza in sé non è un problema, lo diventa quando si assesta come fattore predominante nella quotidianità. Ecco un link a cui puoi trovare il test originale di Covey per definire il tuo indice di Urgenza.

"Se siamo indaffarati, siamo importanti; se non siamo indaffarati, ci imbarazza quasi ammetterlo. Troviamo la nostra sicurezza nell'essere indaffarati. E' una conferma, è popolare ed è gradevole. E' anche una buona scusa per non affrontare le prime cose nella nostra vita."

S. Covey

Covey riprende la classica matrice di importanza e urgenza di Eisenhower integrandola con la propria teoria. Vediamola in questa immagine:

Potremmo rinominare così i quattro quadranti: il primo è quello della sfida, il secondo è quello della qualità, il terzo è quello dell'illusione, il quarto è quello dello spreco, del degrado a volte

Che relazione c'è tra il quadrante 1 e 2 (azioni importanti e urgenti/non urgenti)?

  1. molto spesso il primo quadrante cannibalizza il secondo in termini di tempo
  2. il primo è il quadrante della quantità, il secondo è quello della qualità.
  3. il quadrante 2 aumenta la nostra capacità di fare, efficientando anche il quadrante 1
  4. è probabile che le cose trascurate del secondo quadrante ricadano poi nel primo, quando acquisiscono carattere di urgenza.
  5. il primo genera adrenalina e necessita di poca costanza, il secondo necessita di grande costanza e genera poca adrenalina

Quindi il primo è decisamente più hollywoodiano del secondo, tuttavia, ti faccio una domanda: qual è l'attività che - lo sai- produrrebbe risultati significativi e concreti nella tua vita professionale se la svolgessi in modo eccellente e costante? In quale quadrante è inserita?

La consapevolezza, come sempre, è il primo passo per il cambiamento. Non possiamo cambiare se prima non ci accorgiamo di dove siamo, di cosa vogliamo e di come possiamo ottenerlo.

Osserva ancora la matrice qua sopra e prova a riempirla con le attività che fai quotidianamente. Sii onesto con te stesso, Cosa noti? Dove passi la maggior parte del tempo? Quali sono le attività di maggior valore aggiunto per il tuo lavoro o la tua vita personale? Quanto tempo stai sprecando nel quadrante 3 e 4?

Prenditi ogni settimana un'ora del tuo tempo per comporre l'agenda dei giorni successivi sulla base del tempo che vuoi dedicare a ognuna di queste attività

Impara a dire di no, togli quanto possibile il metro della velocità per cambiarlo in quello della qualità a lungo termine, lavora sulle distrazioni con costanza, delega.

Sentiamoci per comprendere se possiamo lavorare assieme su questo fronte

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